Kommt Dir diese Situation bekannt vor? Immer mehr Arbeit muss erledigt werden und obwohl Du zügig arbeitest, hast Du das Gefühl das die Arbeit immer mehr anstatt weniger wird? Dann wäre es jetzt Zeit mit klaren Strukturen zu arbeiten, denn wer mit klaren Strukturen arbeitet, arbeitet schneller und effektiver. Die darauf logische Konsequenz ist ein deutlich ruhigerer Arbeitstag ohne Stress und Hektik.
Stress und Hektik hilft Dir nicht und vor allem sind Stress und Hektik oftmals auch leider die falschen Ratgeber. Wer unter Stress und Hektik arbeitet begeht oftmals Fehler und das will doch niemand, oder?
Das Zauberwort hier heißt Zeitmanagement, aber was bedeutet Zeitmanagement? Zeitmanagement ist nicht anderes, als der effektive Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit. Es gibt zahlreiche Methoden des Zeitmanagements von denen wir Dir hier einige Methoden vorstellen möchten.

„Eisenhower-Prinzip“: Hier werden anstehende Aufgaben in Kategorien eingeteilt. Die wichtigen Aufgaben werden sofort erledigt, die unwichtigen Aufgaben können warten oder werden aussortiert. Wichtige und dringende Aufgaben werden sofort erledigt, wichtige und nicht dringende Aufgaben werden selber später erledigt. Nicht wichtige, aber dringende Aufgaben können ggfs. an andere Kollegen delegiert werden und nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben werden ganz am Ende oder auch gar nicht erledigt.

Das Paretoprinzip, oder auch bekannt als 80/20 Regel. Das Paretoprinzip besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Aufwandes erreicht werden können. Die restlichen 20 % der Ergebnisse erfordern dann 80 % des Aufwandes. Du musst also herausfinden, wo Deine 20 % des Aufwandes liegen, um die 80 % der Ergebnisse zu erreichen. Für den Rest (also die verbleibenden 20 %) hast Du dann 80 % Deiner Zeit verfügbar. Dieses Prinzip wird häufig angewendet, wenn man den Kundenumsatz aller Kunden als Maßstab nimmt. Erst werden also die wichtigen Kunden angerufen, die 80 % des Umsatzes machen. Erst danach werden die vielen zahlreichen „kleineren“ Kunden angerufen, die für die restlichen 20 % des Umsatzes verantwortlich sind.

Im modernen Zeitmanagement wird auch oftmals die Pomodoro – Technik angewendet. Die Pomodoro – Technik ist einfach und soll helfen, produktiver arbeiten zu können. In dieser Zeitmanagement Technik arbeitest Du 25 Minuten effektiv und macht dann 5 Minuten Pause. Die Pause nutzt Du dann, um kurz den Kopf frei zu bekommen und Dich zu entspannen. Dann geht es wieder von vorne los, 25 Minuten effektives Arbeiten und 5 Minuten Pause. Experten empfehlen, diesen Vorgang bis zu 4 mal zu wiederholen und danach eine längere Pause zu machen, weil dann die Konzentrationsfähigkeit deutlich nachgelassen hat.